Dr. Adriana Lettrari, geschäftsführende Vorständin der EAS MV, im Gespräch mit den Stiftungsmitarbeitenden Kerstin Schramedei, Beraterin für finanzielle Förderung seit 2015, und Christoph Groth, Digitalmanager seit 2023.
Frau Schramedei, Sie waren von Anfang an Teil der Ehrenamtsstiftung MV. Wie haben Sie den Beginn der Stiftung erlebt und wie würden Sie den Gründungsspirit beschreiben?
Die Stiftung wurde im Sommer 2015 aus der Taufe gehoben. Ich kam in ein großes fast leeres Büro mit einer minimalen Ausstattung. Die ersten Tage musste ich vor Ort allein die Stellung halten und habe gleich schon vorliegende Anträge erfasst und bearbeitet in einer Exceltabelle und viele Fragen am Telefon beantwortet. Es konnte nicht auf Erfahrungen anderer zurückgegriffen werden, wir haben quasi bei Null angefangen. Jeder im kleinen Team hat seine Erfahrungen und sein ganz persönliches Engagement mit eingebracht. Das hat uns sehr schnell als Team zusammengeschweißt und ein großes Zusammengehörigkeitsgefühl gegeben. Auch sind wir sehr viel im Land herumgefahren und haben uns und die Stiftung den Vereinen vorgestellt. Es war eine wertvolle und spannende Erfahrung, gemeinsam mit den Vereinen in MV was Gutes zu bewegen und entstehen zu lassen. Es ist immer wieder ein unglaublich gutes Gefühl, für die vielen Ehrenamtlichen im Land Mecklenburg-Vorpommern tätig zu sein und Ihnen bei ihrem Engagement Unterstützung bieten zu können.
Herr Groth, wie wichtig ist die digitale Kommunikation für den Erfolg der Stiftung, insbesondere im Hinblick auf die Ansprache und Einbindung von Ehrenamtlichen und für die internen Stiftungsmanagementprozesse vor dem Hintergrund des starken Wachstumsdrucks der Stiftung?
Immens wichtig. Wir haben in den letzten Jahren intensiv zu spüren bekommen, dass es auch im Ehrenamt digitale Antworten auf aktuelle Probleme braucht. Welche Ableitungen das für jeden Einzelnen hat, ist natürlich ganz individuell, aber es gibt sicher ein paar grundlegende Erkenntnisse. Um junge Menschen für ein Engagement zu begeistern sind Formate eines digitalen oder hybriden Ehrenamts wichtig. Das geht ganz niedrigschwellig vom Online-Planungstreffen im Verein bis hin dazu, dass man immer dort engagiert sein kann, wo man über einen Laptop und einen Internetanschluss verfügt. Auch die Wichtigkeit des Themas Social Media muss man eigentlich nicht mehr erklären. Um die eigene ehrenamtliche Arbeit sichtbar zu machen und auch neue und junge Engagierte zu gewinnen, müssen sich Ehrenamtliche mit diesen Plattformen beschäftigen. Auf der administrativen Ebene gibt es viele Entwicklungen. Das geht vom Bedarf einer digitalen Mitgliederverwaltung bis hin dazu, dass die neue E-Rechnungspflicht alle Vereine dazu zwingt, sich ernsthaft mit der Einrichtung einer digitalen Buchhaltungslösung zu beschäftigen. Für uns in der Stiftung war die frühzeitige Digitalisierung von Prozessen ein elementarer Bestandteil um die Vielzahl unserer Angebote überhaupt darstellen und administrieren zu können. Das betrifft nicht nur interne Arbeitsabläufe, sondern auch der einfache Zugang zu Informationen und Angeboten über unsere Website. Hier sind wir 2024 mit der Öffnung unseres EAS MV-Portals noch einen Schritt weiter gegangen.
Gibt es einen besonderen Moment oder eine Anekdote aus Ihrer beider Arbeit, die Ihnen besonders im Gedächtnis geblieben ist?
Kerstin Schramedei: In der Förderabteilung sind die Projektbesuche immer wieder besondere Momente. Die Vereine sind stolz auf ihr Engagement und zeigen dies auch sehr gern. Sie sehen unsere Besuche nicht als Kontrolle, nein sie sind sehr dankbar und betrachten diese als Wertschätzung ihrer geleisteten Arbeit. Ein schöner Projektbesuch von vielen war am 16.08.2018 in Ziegendorf. Fast alle Vereinsmitglieder begrüßten meine Kollegin Sybille und mich und wir mussten erst einmal an eine Kaffeetafel Platz nehmen. Es wurde viel berichtet, erzählt und ausgewertet. Danach zeigten sie uns stolz all ihre Aktivitäten und Ergebnisse im Dorf. Wir fuhren vollumfänglich informiert und mit sehr guten Eindrücken vom Engagement im Dorf wieder nach Hause. Solche tollen Eindrücke bekommt man fast bei allen Besuchen bei den Vereinen und merkt, dass die Fördergelder sehr gut eingesetzt werden.
Christoph Groth: Ich denke gerne an unseren Termin zur Ehrenamtstour MV in Starkow 2023 zurück. Ein etwas abgelegener, dafür umso bezaubernderer Ort mit einem sehr engagierten Vereinsvorsitzenden, der sich um den alten Pfarrgarten kümmerte. Nach der Veranstaltung baute ich noch ab und meine Kolleginnen Daria und Sylvia gingen mit einer Gruppe durch den Garten. Irgendwann hatte ich schon Sorge, dass ich alleine zurückfahren musste, da sie so begeistert von der ehrenamtlichen Arbeit waren, dass sie gar nicht mehr aus dem Garten zurück kamen. Aber diese Energie und Begeisterung macht das Ehrenamt eben aus und motiviert uns auch in der Stiftung bei unserer Arbeit.
Die Stiftung hat im Laufe der Jahre in ihrer (digitalen) Transformation viele Projekte umgesetzt. Gibt es ein Projekt, auf die Sie beide besonders stolz sind?
Für uns beide ist es sicher die Öffnung unseres EAS MV-Portals. Den Druck, eine komplett digitale und professionelle Lösung zum Empfang, Bearbeitung und Abrechnung von Förderanträgen gab es schon seit einigen Jahren. 2023 bekam das gesamte Projekt jedoch neuen Schwung, als wir gemeinsam mit der Vergabe und Beauftragung des Anbieters beginnen konnten. Stolz sind wir, was wir daraus im Jahr 2024 gemacht haben. Der Öffnung unseres EAS MV-Portals im November sind sehr intensive Monate vorausgegangen. Die technische Umstellung bedeutete nicht nur, eine neue Software kennenzulernen. Sie bedeutete für uns auch, dass wir uns grundlegend mit unserem Förderprozess beschäftigten, unsere Daten aufbereiteten und alle Schritte auch in der neuen Software rechtlich sauber darstellen mussten. Mit dem Ergebnis sind wir sehr zufrieden. Nicht nur ist der Antragsprozess jetzt komplett digital, über das Portal können auch die juristischen Beratungen gebucht werden. Was uns besonders freut: Unser Portal bietet auch die Möglichkeit, in den kommenden Jahren weitere Angebote der Stiftung digital abzubilden.
Was wünschen Sie sich für die Zukunft des Teams der Ehrenamtsstiftung MV?
Außer den ganzen üblichen Dingen wie Freude, Gesundheit und vielen guten Ideen? Wichtig ist am Ende vielleicht die Gelassenheit. Einerseits, weil wir in einer dynamischen Zeit leben und auch die Rahmenbedingungen, in denen sich die Stiftung bewegt einem stetigen Wandel unterliegen. Andererseits aber auch und vor allem die Gelassenheit, dass wir wissen, was für eine tolle Ehrenamtscommunity wir in MV haben. Aus ihr gelingt es eigentlich immer, Kraft zu schöpfen, Inspirationen zu entwickeln und Neues zu entdecken. Vor allem aber die Gelassenheit zu sehen, wie sehr auch unsere alltägliche Arbeit ihre guten und manchmal auch schweren Momente hat, sie doch immer wieder dazu beiträgt, dass großartige ehrenamtliche Arbeit in MV geleistet werden kann. Daraus kann es jeden Tag gelingen, Motivation und Freude für unser Tun zu ziehen.